ויולה אירועים - איך לבחור אולם לכנסים עסקיים?

מיקום יעיל של אולם האירועים הוא המפתח להצלחה של הכנס הבא שלכם. כאשר אתם צריכים לשקול את מגוון האפשרויות שמציעים לכם אולמות אירועים המתחרים בינם לבין עצמם כדי לארח את העסק שלכם, תהליך הבחירה יכול להיות די מאתגר.

ממה מתחילים?

כמובן שבחירת מקום הכנס תלוי גם באופיו של המפגש המתוכנן. אין ספק שאם אתם מתכננים ערב גיבוש בסגנון פעילויות ODT מאתגרות וכיפיות, לא תחפשו אולם אירועים יוקרתי בלב העיר. 

אבל אם אתם מתכננים כנס אלגנטי, מטבע הדברים תתמקדו בחיפוש אחר אולם שנמצא במקום מרכזי ונגיש, באולם קלאסי מעוצב להפליא, המציע גם גן יפהפה לרווחת המשתתפים בכנס, ויכול להכיל את כל האורחים שלכם, בין אם מדובר ב-100 איש או ב-1,200 מוזמנים. 

- ​יצירת מסמך RFP (Request for Proposal)

בנוסף, יהיה עליכם לחדד את הפרטים ולהשוות בין האולמות הזמינים לכם. אם אתם מקווים להשיג עסקה טובה, אתם צריכים להכין  מסמך RFP מקיף שכולל הצעה מפורטת. אתם אמורים להשקיע קצת זמן ביצירת מסמך זה, כדי לקבל תמונה ברורה של הצרכים והרצונות שלכם. ה-RFP ישמש כמסמך התדרוך שלכם, יתאר את פרטי האירוע שלכם, ויעזור לכם להשוות בקלות בין האולמות השונים כדי לקבל את העסקה הטובה ביותר.
 

  • - מה יכלול מסמך ה-RFP המתאר את הצרכים שלכם?

    • - דרישות השטח והמקום

    • - טיוטה של תכנית הכנס

    • - תכנון האירועים החברתיים

    • - צרכי הלינה בבתי מלון, בעת הצורך

    • - תחבורה ציבורית וגישה נוחה למקום

חשוב שתהיו בהירים באשר לציפיות שלכם, כך שהן יהיו ברורות מראש לכול הצדדים, מלכתחילה.

איך בוחרים באולם המתאים?

כמה סיבות עיקריות משפיעות על בחירת אולם לכנס העסקי שלכם:

  • - ורסטיליות (רב גוניות) – לפעמים, אלה הדברים הקטנים שמבדילים בין אולם לאולם. וכאשר מדובר בתכנון אירוע עסקי חשוב, אתם צריכים להרגיש שצוות האולם עושה כל מאמץ כדי להפוך את הכנס העסקי שלכם לאירוע הטוב ביותר האפשרי. לפיכך, מומלץ לבדוק את הפרטים הבאים:

    • האם האולם יכול להציע לכם חלל מתאים לעריכת כנס בבוקר או לקיום אירוע נוצץ יותר בערב?

    • האם האולם יכול להציע לכם גם מקום לצרכים כגון: קבלת פנים, הרצאות, הצגת תערוכה, הופעות וכמובן גם לעריכת ארוחה איכותית?

    • האם האולם מתאים לגודל הקהל שלכם?

 
  • סיעור מוחין – בדקו אם האולם מפעיל מחלקה עסקית המתמחה בעיקר בהפעלת אירועים עסקיים? האם האולם יעמיד לרשותכם צוות מקצועי שיתכנן יחד אתכם את כל פרטי האירוע, לפי הצרכים המיוחדים שלכם. לדוגמה: 

    • אם אתם זקוקים לפתרון כלשהו, האם נציגי האולם יוכלו ליצור מאגר רעיונות שיתוו את המשך התכנון שלכם?

    • האם החדרים בהם יתקיים הכנס מאובזרים בטכנולוגיה החדישה ביותר בתחום הטכנולוגיה האודיו-ויזואלית, כך שתוכלו ליהנות מהציוד האיכותי הטוב ביותר הנדרש לביצוע מושלם של האירוע העסקי שלכם?

    • האם האולם מציע ציוד נוח לישיבה ברחבי נופי הגן הציורי, כדי שהאורחים יוכלו להירגע ולהיטען מחדש באנרגיות לקראת המשך הכינוס?

  • גישה נוחה – כאשר בוחרים באולם אירועים, חשוב לבדוק גם את נוחות הגישה לאולם, לאורחים הבאים מקרוב ומרחוק. לדוגמה:

    • האם האולם קרוב לבתי מלון שיכולים להציע פתרונות לינה לאורחים הזקוקים לכך?

    • האם המקום נגיש לאמצעי התחבורה הציבורית (אוטובוסים, רכבת)?

    • האם המקום מציע חניה נוחה למגיעים ברכב פרטי?

  • קייטרינג – רוב אולמות האירועים מציעים שירות קייטרינג משלהם, לפיכך כדאי לבדוק אילו סוגי ארוחות הם מציעים, כדי שתפריט הכנס העסקי שלכם יהיה מושלם.

    • חשוב לספק לאורחים מבחר טוב של מזון, החל ממנות קלות ובריאות וכלה בארוחה משמעותית יותר, על מנת שתוכלו לספק את כל הטעמים של המשתתפים בכנס.

    • כדאי לבדוק אם האולם יכול לספק מגוון של מאכלים בינלאומיים, ותפריט מגוון הכולל מאכלים לפי בחירתכם, כגון:

      • מטבח בלקני

      • מטבח אסייתי

      • מטבח פרסי

      • מטבח גרוזיני

      • או מטבח בוכרי

    • האם על הקייטרינג אחראים שפים ברמה גבוהה?

    • האם תוכלו לבחור בצורת ההגשה המתאימה לכנס העסקי שלכם? כגון:

      • אמריקן סרוויס

      • מזנון

      • אפריקן סרוויס (שהוא תערובת בשרים על גריל המוצב במרכז השולחן)

    • לפעמים, רוב האורחים מעדיפים לאכול מאכלים שהם מכירים, אז קחו זאת בחשבון כדי לספק את טעמם של המוזמנים לכנס שלכם. 

לבסוף, כפי שנוכחתם לדעת, לבחירת מקום האירוע תהיה השפעה רבה על הצלחת הכנס העסקי שלכם, לכן חשוב להקדיש לכך מחשבה ולבחור בשום שכל באולם האירועים המתאים ביותר לצרכים שלכם.