ויולה אירועים - איך לבחור אולם לערב חברה

המו״מ הגדול ביותר בתעשיית האירועים הארגוניים מתמקד בעיקר בחיבור בין שני קהלים: אנשי הפקת אירועים מקצועיים ומקומות או אולמות אירועים.
מן הסתם, אופי ערב החברה יכתיב גם את סוג המקום בו ייערך האירוע.

ולמה הכוונה? אם אתם מתכננים ערב אלגנטי שמטרתו להוקיר תודה לעובדים על רבעון מוצלח במיוחד בצורת ארוחת ערב חגיגית, מופע של זמר פופולרי ודברים שנושא המנכ״ל – כמובן שתחפשו אולם אירועים מפואר, לא רחוק ממשרדי החברה. אבל אם אתם מתכננים אירוע חווייתי, ערב גיבוש בסגנון בירה, יין ומצב רוח או בסגנון ערב קזינו – המיקום שבו תבחרו יהיה מן הסתם רחוק מאולם אירועים קלאסי ויוקרתי ומותאם לסוג הפעילות הכייפית שלכם.
הפעם נתמקד בבחירה בבחירת אולם אירועים לקיום ערב חברה אלגנטי ומפואר.

מדוע בחירת המקום חשובה כל כך?

כאשר תתחילו לארגן את האירוע תבינו עד מהרה שההחלטה לגבי מיקום האירוע היא בעלת ההשפעה הגדולה ביותר על התקציב שלכם ועל שאר הביצועים הקשורים לאירוע.
כדי לעודד ארגונים לבחור בהם, האולמות החלו להשתלט על הקייטרינג ועל כלל הטכנולוגיה, כולל הציוד האודיו ויזואלי. הם מציעים היום חבילות הכוללות את רוב הדרישות הקשורות לאירועים. לדוגמה, אולם אירועים במרכז העיר עשוי להציע לארגון ערב חברה, בין השאר:
אולם אירועים משולב עם מרפסת גן שיכול להכיל גם עד 1,200 משתתפים
אפשרויות לקוקטייל, קבלת פנים וארוחת ערב איכותית ומשובחת
מקום מעוצב להפליא
מערכת תאורה
מערכת שמע
אפשרויות להצבת תערוכות
אפשרות להצגת מיצגים, הופעות, הרצאות וכו׳.
בחירת מקום האירוע היא ללא ספק החלטה שיכולה לעשות את האירוע, לטוב ולרע. זוהי ההחלטה שמכניסה ללחץ גם את מפיקי האירועים המקצועיים.

צעדים לבחירת המקום שיענה על הצרכים של האירוע שלכם

מהם הדברים שתצטרכו לשקול כדי לבחור את המקום הנכון ביותר עבור האירוע שלכם?
ניתוח המקום לפי צרכי האירוע
כמארגני האירוע יהיה עליכם לשאול את עצמכם מספר שאלות לגבי סוג המקום הנדרש. הנה רק כמה מהשאלות שכדאי לשקול:
האם אנחנו זקוקים למקום פנימי או חיצוני?
לאיזו קיבולת אולם אנחנו זקוקים כדי שיוכל להכיל את כל המוזמנים לאירוע?
לכמה זמן נזדקק למקום, כולל סידור ופירוק?
האם יש לנו צורך לבחור במקום עם גישה טובה לתחבורה ציבורית?

לחפש מקום אפשרי
בעיר גדולה אתם עשויים למצוא מגוון רחב של אולמות לבחירה. עם זאת, מחוץ לעיר ייתכן וההיצע יהיה מוגבל יותר. תוכלו למצוא אתרים רבים ברשת האינטרנט, על ידי שימוש במילות המפתח הנכונות כגון: ארגון אירוע, אולם אירועים, גן אירועים, כנס עסקי וכדומה.
יש לשער שלכול אולמות האירועים יש גם אתר אינטרנט פעיל, שם גם ניתן למצוא את כל הפרטים החשובים לכם, כדי לקבל החלטה מושכלת, כגון:
האם יש חניה באזור האולם?
האם הוא לא מרוחק מדי מרוב המשתתפים?
כמה אנשים יכול המקום להכיל?
האם האולם מציע קייטרינג וציוד אור קולי משלו, או שיהיה עליכם ליצור קשר עם ספקים אחרים?
מהי העלות פר משתתף?

לבקר באולם בפועל
לאחר שזיהיתם כמה אולמות אפשריים, חשוב לערוך ביקור במקום.
בדרך כלל צוות האולם ישמחו להראות לכם, כלקוחות פוטנציאליים, את נפלאות המקום, יקשיבו לצרכים שלכם, ובסופו של דבר תוכלו לקבוע אם אולם זה אכן מתאים לצרכים הספציפיים שלכם. לעזרתכם, הינה כמה היבטים של התאמה שכדאי לקחת בחשבון:
אולם האירועים חייב למצוא חן בעיני כל המשתתפים, מבחינת מצב התחזוקה והניקיון שהוא מציע.
אירוע שנערך בתוך אולם – יש לקחת בחשבון שיקולים כמו: תאורה ומיזוג אוויר. הישיבה צריכה להיות נוחה ולספק אפשרות לכול האורחים לראות היטב את המופע או המרצה שיופיעו במהלך הערב. יתרון נוסף הוא אולם אשר מציע אזורי מנוחה שבהם אפשר להירגע, הרחק מאזור המופע וההמולה, כמו למשל מרפסת גן פתוחה.
אירוע שנערך בחוץ – האלמנטים המועילים כוללים תאורה, הצללה והגנה מפני הרוח.
בדיקת המתקנים שיוכלו לתת מענה לצרכי הערב שלכם, כגון:
מטבח ואזור אכילה
חדרי ישיבות או כיתות – שמאפשרים התכנסויות בקבוצות
מתקני תקשורת: חיבור ל-WIFI, מסך, מקרן
מיקום האולם אמור לתת מענה על צרכים כגון:
אפשרות להגיע למקום בתחבורה ציבורית כולל ברכבת
המקום קרוב לביתם של רוב המשתתפים באירוע
אפשרויות חניה נוחות
עלות השכרת האולם – עלות המקום (כולל כל השירותים הנלווים) צריכה להיות בתוך המגבלות הריאליות של תקציב האירוע שלכם.
 
 
 
 
 

איך לבחור אולם לערב חברה?