ויולה אירועים - איך מרימים כנס בלתי נשכח

איך מרימים כנס בלתי נשכח

זה ממש לא משנה אם אתם מנהלים עסק קטן או חברה גדולה, כאשר אתם רוצים לארגן אירוע כמו כנס, יש לשים לב לכל הפרטים הנדרשים. איך תוכלו לתכנן את הכנס העסקי שלכם כך שייצא מוצלח מכל הבחינות? המשיכו בקריאה ותגלו בעצמכם.

פרסום האירוע

ראשית אם זהו אירוע שאיננו אירוע חברה רק לצוות העובדים שלכם, אלא אירוע שמטרתו היא לשווק מוצרים ושירותים גם לקהל שאיננו מכיר אתכם, אז יש לבצע שיווק ויחסי ציבור. על מנת להתחיל בתכנון כמו שצריך, יש לבנות רשימה של אנשים שתרצו שישתתפו באירוע, לשלוח להם הזמנות ולוודא שהם מחזירים אישורי הגעה במייל. ההזמנה שלכם צריכה להיות קצרה וממוקדת ויחד עם זאת כזאת שתמשוך את העין. שימו לב, התכתבות במייל היא האינטראקציה הראשונה שלכם עם המשתתפים ועל כן, חשוב מאוד שתצרו רושם ראשוני מעולה. לאחר שתקבלו את אישורי ההגעה, תדעו כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע ולאחר מכן תוכלו לבחור את המקום המתאים לקיום הכנס.

לבחור את המקום הנכון

חשוב מאוד לבחור אולם שיהיה במקום מרכזי, שנגיש, קרוב ונוח למרבית המשתתפים בו. אם יש פרמטרים שחשובים לכם כמו, נגישות לבעלי מוגבלויות, מקום חנייה ותחבורה ציבורית - מומלץ מאוד שתתחשבו בהם כאשר אתם בוחרים באולם המתאים לכם. יש לוודא שאכן כל אלה קיימים בסביבת האולם. יש גם לתת דגש לכמות המוזמנים שלכם והאם האולם שבחרתם יכול להכיל את הכמות הזאת או לא. הימנעו ממצב בו אתם מכניסים משתתפים רבים לאולם קטן.

הכנת לו"ז מפורט של האירוע

יש לא מעט סוגים של כנסים, החל מימי עיון, כנסים ארציים ועד סדנאות והשתלמויות גדולות. יש להכין מבעוד מועד לו"ז מפורט. יש לכלול בו את מועד תחילת הכנס, תקציר של התכנים הצפויים בו, מועדי הפסקות ושעת סיום האירוע.

כיבוד

בכל כנס, יש לתת את הדגש גם לנושא האוכל. אפשר לארגן בופה עם מנות קטנות לצד שתייה קלה. יש לדאוג שהכיבוד יינתן ללא הגבלה למשך כל הכנס. כך תהיו בטוחים שהמשתתפים יהיו ערניים ומרוכזים בתכני הכנס.

הפסקות התרעננות

כנס יכול להימשך למעלה מחצי יום. בשלב מסוים, גם המרצים וגם האורחים עשויים להתעייף. על כן, מומלץ שתקפידו שיהיו הפסקות סדירות בין הרצאה להרצאה שיש בכנס. אגב, הפסקות כאלה גם מייצרות שיח בין המשתתפים בכנס. שיח כזה יכול להניב לכם לקוחות חדשים. 

לסיים עם חיוך

כאשר שומעים את המילה "כנס", תמיד חושבים על משהו רציני ומשעמם. מה שכן, זה ממש לא חייב להיות ככה גם עם הכנס שלכם. על מנת שהכנס יהיה מוצלח, פורה וקליל, תוכלו לשלב מופע בידור שכולל קטע אומנותי. לדוגמה, מופע סטנד אפ או מופע של אמן חושים, בהחלט יעשו את העבודה. כך תוכלו לשלוח את האורחים שלכם עם חיוך הביתה ועם רושם חיובי. אגב, תוכלו גם לחלק שי קטן לכל אחד מהמשתתפים. הקפידו שהמתנה שאתם מחלקים, תהיו ממותגת עם השם שלכם והטלפון. זוהי דרך נהדרת לשיווק שיכול להניב לקוחות חדשים.