ויולה אירועים - אירוע עסקי בקיץ - גן מעוצב או אולם ממוזג?

אירוע עסקי בקיץ - גן מעוצב או אולם ממוזג?


קיץ 2018 כבר כאן וארגונים רבים במחוזותינו נמצאים בעיצומו של תהליך הפקת אירוע החברה השנתי, בו מוקיר הארגון תודה לעובדים ולשותפים לדרך, באמצעות אירוע המשלב מסרים עסקיים ושיווקיים לצד בידור, הוקרה ושאר פינוקים וצ'ופרים לאורחים.
הקיץ הישראלי מאפשר לרוב לקיים אירועים פרטיים, עסקיים וכנסים במתחמים פתוחים המציעים עיצוב טבעי תחת כיפת השמיים אך רגע לפני שבוחרים את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם יש לתת את הדעת על כל הגורמים והמשתנים שיבטיחו את הנאת האורחים והתאמת המקום לצרכי ההפקה בהתאם לתוכן, לכמות המשתתפים, לצרכים הטכנולוגיים ואחרים נוספים.

אז מה חשוב לקחת בחשבון?

 

1. שעת האירוע: הנטייה הטבעית בכל הנוגע לאירועים היא לחשוב על התרחשות בשעות הערב, אולם כאשר מדובר באירועים עסקיים, בוחרים המארגנים לרוב לקיימם בשעות היום, כחלק משעות הפעילות של הארגון והעובדים. ישנם גם חברות וארגונים הבוחרים לקיים אירוע משעות הצהריים המשלב ארוחת צהריים וישנם כאלה המקדימים את מחצית היום ואפילו יום שלם מהבוקר לטובת קיום האירוע.
בהיבט של בחירת הלוקיישן המתאים ברור לכל כי בקיץ הישראלי השרבי אין ממש מקום לאירוח אירוע עסקי בגן אירועים או במתחם פתוח, אלא אם מדובר ביום גיבוש בטבע המשלב פעילות כלשהי עם מים. אם המטרה היא אירוע רשמי יותר בו העברת מסרים, מצגות ותוכן, בידור וארוחה יהוו את התבנית, בחודשי הקיץ אולם סגור וממוזג הוא האפשרות העדיפה בהחלט.


 















2. לוגיסטיקה: אירוע בשטח פתוח יכול לספק אווירת טבע וחוויה חיובית וגם לתת פתרון של נוחות למעשנים. עם זאת, בשטח פתוח ישנו הצורך לדאוג לתאורה, ריסוס וניקוי, מאווררים שיפוגגו את הלחות הכבדה, פתרונות טכנולוגיים להגברה, מקרן, מסך ועזרים נוספים המאפיינים אירועים עסקיים. ישנם כמובן מתחמי אירועים פתוחים שזו היא מומחיותם ויכולים לספק את כל הללו, אולם חשוב לברר מראש שכל צרכי הארגון לטובת האירוע מתמלאים, כמו גם עלויות נוספות בשל כך במידה וקיימות (לדוגמה השכרת גנרטור וכו').

3. עלויות: אירועים עסקיים אמנם אינם מתנהלים "ללא חשבון", אולם דווקא שיקולי עלות פחות מובילים אותם, וזאת בשל הצורך של הארגון לשדר יוקרה ועוצמה, הן בפני העובדים הסופגים את המסר ומעבירים אותו הלאה, והן בפני לקוחות, ספקים ובעלי שיתופי פעולה מסוגים שונים, לרבות אמצעי התקשורת הנוהגים לסקר אירועים עסקיים חשובים. גן אירועים או אולם עשויים להיות שונים זה מזה בעלות, אולם הבחירה במקום עוצמתי, מרשים ומעוצב ובעל נוכחות לרוב יוביל את הדעה על פני הפרש כזה או אחר במחיר.

נסכם ונאמר...


הפקת אירוע עסקי מוצלח היא אומנות המשלבת ידע והיכרות עם גורמים רבים לצד סטנדרטים גבוהים ומחמירים במיוחד. אירוע עסקי הוא כלי עבודה לכל דבר בעבור ארגונים, תאגידים וחברות, והצלחתו טומנת בחובה השגת מטרות ויעדים והצלחות עתידיות בתחום העיסוק של הארגון ובהתמודדות בשוק תחרותי ומאתגר.
חשוב ומומלץ לקיים את האירוע העסקי שלכם במתחם או אולם אירועים עסקיים מוביל ובעל מוניטין רב בתחום המכיר היטב את העולם העסקי, הדרישות הנלוות, הלוגיסטיות והשיווקיות, ולבחון את יכולותיו של צוות המקום לכוון, לסייע ותרום בכל היבטי אפשרי להצלחה מרבית של האירוע.