ויולה אירועים - ניהול כנסים בתל אביב

ניהול כנסים בתל אביב

אחד האירועים המאתגרים להפקה וארגון הוא כנס, בעיקר כאשר מדובר בכנס בינלאומי אליו מגיעים אורחים מחו“ל. המאפיין הראשון שדורש את מרבית תשומת הלב שלנו בתהליך הארגון וההפקה של כנס הוא בחירת המקום בו נקיים את הכנס. 

מדוע כל כך חשוב להשקיע בבחירת האולם?

בחירת האולם משפיעה לא רק על הרושם שניצור אצל האורחים שלנו, אלא גם על התכנית שבנינו למהלך הכנס והידע שאנחנו רוצים להעביר. בנוסף, לבחירת המקום יש השפעה על האווירה הכללית, מיקומם של האלמנטים הטכניים באירוע כמו הכסאות בהם ישבו האורחים, הבמה, המרצים, מקרן, מערכת סאונד ותאורה, הכיבוד באירוע וכדומה. 

דבר נוסף שחשוב מאוד ואסור לפספס הוא התאמת גודל האולם לכמות האנשים. דמיינו את עצמכם מצב שבו לכמות האורחים המוזמנים אין מספיק מקומות ישיבה או שצפוף מאוד. גם מצב הפוך בו האולם גדול מדי בהשוואה לכמות האורחים, לא מייצר את האווירה והרושם שהיינו רוצים ליצור באירוע משמעותי וחשוב כמו כנס. 

לכן, אם אתם נמצאים בתהליך הפקה של כנס בתל אביב, מה שיכול להקל עליכם בתהליך כולו, לחסוך לכם זמן יקר, אנרגיה והתעסקות הוא בחירה של חברה מקצועית המתמחה בהפקה וארגון של כנסים מקצועיים. 

בחברה שכזו עובדים אנשים שיודעים בדיוק איך להתייחס לאירוע בסדר גודל כזה, נמצאים בקשר מתמיד עם בעלי אולמות המתאימים לכנסים בתל אביב, יודעים אילו חברות קייטרינג מתאימות באירוע מהסוג הזה ויסייעו לכם לקבל את כל ההחלטות שישפיעו כמובן על הצלחת הכנס ועל הרושם שתיצרו אצל האורחים שלכם. 

אז מה חשוב לדעת כאשר בוחרים חברה לארגון כנסים בתל אביב?

ובכן, הדבר החשוב ביותר הוא רמת הניסיון והמקצועיות של החברה. בחרו בחברה אשר התנסתה בארגון והפקה של כנסים הדומים במאפייניהם לכנס שאתם אמורים להרים ובאותו סדר גודל. לגודל הכנס יש השפעה ניכרת על תהליך הארגון שכן כנס קטן של 50-150 משתתפים שונה לחלוטין מכנס גדול של 300-500 משתתפים. 

קבעו פגישה מסודרת עם מפיק האירוע ומנהל האירוע כדי שתוכלו לייצר סוג אינטרקציה ראשונית ופרט לנתונים יבשים כמו רמת הניסיון והשנים בתחום, תוכלו גם לסמוך על האינטואיציה שלכם ולהרגיש שאתם הולכים על בטוח בבחירה. כמובן שתמיד כדאי לחפש המלצות רלוונטיות שיעזרו לכם להחליט באופן סופי. קחו בחשבון מאפיינים נוספים כמו הספקים איתם החברה עובדת, המחיר הכולל שהחברה מציעה ובדקו בדיוק מה המחיר הזה כולל.